Vytvoření faktury
Last updated
Last updated
Chcete-li vytvořit novou fakturu, přejděte v onFaktu v nabídce vlevo na „Faktury“:
Jelikož jste žádnou fakturu ještě nevytvořili, je přehled prázdný. Vytvořte novou fakturu kliknutím na zelené tlačítko „Vytvořit fakturu“ vpravo nahoře.
Otevře se vám fakturační rozhraní, které se skládá ze čtyř bloků informací:
Informace o vašem zákazníkovi: Komu fakturujete?
Vaše produkty/služby: Co fakturujete a za jakou cenu?
Text ve spodní části: Žádost o platbu s číslem účtu a referenčními údaji pro platbu.
Samotná faktura: Pořadové číslo, datum, možnosti slevy, ...
Zde určujete, komu chcete fakturu adresovat. Údaje nového zákazníka můžete zadat do prázdných polí. Můžete však také načíst stávajícího zákazníka ze složek zákazníků, které jste vytvořili dříve. Pokud například zadáte jméno „Antonín“ do pole „Zákazník“, onFakt okamžitě vyhledá zákazníka s odpovídajícím jménem a zkopíruje informace z existující složky zákazníka na fakturu.
Uvidíte, že tato faktura je nyní propojena se záznamem zákazníka „SO0001“, což je číslo složky zákazníka Robina Kunce.
Začínáte od píky? Jednoduše zadejte údaje nového zákazníka přímo na fakturu (ručně) a zaškrtněte políčko „Uložit jako nového zákazníka“.
Ve výchozím nastavení vaše faktura zatím neobsahuje žádné produkty ani služby. Na nový řádek můžete přidat nový produkt nebo službu. Přidejte své služby nebo produkty do textových polí.
Stejně jako při načítání zákazníka onFakt rozpozná produkt, který chcete přidat, z databáze produktů. Údaje o tomto produktu budou automaticky převedeny na fakturu. Pod tímto produktem se objeví nový prázdný řádek, kam můžete přidat druhý produkt.
Kliknutím na žluté tlačítko „Více“ otevřete další volné textové pole, ve kterém máte prostor navíc pro popis vašeho produktu nebo služby.
Ve výše uvedeném příkladu je přidán další produkt, který ještě nebyl vytvořen v databázi produktů. Ručně vyplňte popis do pole „Služba nebo produkt“ a zadejte cenu.
Chcete si tento nově zadaný produkt uložit pro budoucí použití? Jednoduše klikněte na modré tlačítko se třemi bílými tečkami nalevo od řádku pro produkt. Poté vyberte možnost „Vytvořit produkt“. Otevře se vám vyskakovací okno stránky produktu, kam přidáte další informace a uložíte nově vytvořený produkt.
Text ve spodní části informuje zákazníka např. o platebních pokynech. Ve výchozím nastavení je následující text ve spodní části: „Děkujeme za vaši důvěru v naši společnost (název vaší společnosti). Převeďte prosím fakturovanou částku do (počet) dní na číslo účtu (číslo vašeho účtu) s uvedením čísla faktury (číslo dokumentu).“
Při zakládání účtu jste zadali číslo bankovního účtu vaší společnosti. To je také číslo, které bude zahrnuto v tomto textu ve spodní části. V tomto textovém poli v zásadě nemusíte nic měnit. Všechny informace jsou načteny z údajů, které jste zadali do onFaktu.
Chcete změnit tento text ve spodní části pro všechny faktury najednou? Zde se dočtete, jak na to.
Před uložením a vygenerováním faktury můžete provést několik dalších úprav.
V této sekci můžete:
v případě potřeby změnit datum faktury
uplatnit obecnou slevu na celou částku faktury
zadat dobu splatnosti nebo vybrat „Konec měsíce“
Už jste letos vytvořili nějaké faktury? Pak si pro svou první fakturu v onFaktu můžete nastavit příslušné pořadové číslo. OnFakt poté bude automaticky pokračovat v číslování. Kliknutím sem se dozvíte více o číslování.
Fakturu můžete vygenerovat (= uložit) pomocí zeleného tlačítka „Přidat“. Zobrazí se obrazovka se shrnutím vygenerované faktury:
Pokud kliknete na šedé tlačítko „Zobrazit verzi pro tisk“ vpravo nahoře, otevře se nové okno, kde můžete vidět, jak faktura pro vašeho zákazníka vypadá:
Upravte tento výchozí obrázek na pozadí pomocí „Motivu“.
Všimli jste si chyby ve faktuře nebo chcete něco upravit? Můžete to provést následovně:
Na obrazovce se shrnutím vaší faktury klikněte v levé nabídce vedle časové osy na „Upravit fakturu“.
Fakturu můžete upravovat po částech pomocí žlutých tlačítek s tužkou „Upravit“ (např. když chcete upravit pouze informace o zákazníkovi nebo produktech/službách, ...).
Až bude faktura hotová, můžete ji snadno odeslat e-mailem ze shrnutí faktury:
Napravo od „Časové osy“ vidíte žluté tlačítko „Zaslat e-mailem“. Tím se otevře okno, ze kterého můžete zaslat fakturu i s doprovodnou zprávou příslušnému zákazníkovi.
E-mailová adresa zákazníka je automaticky načtena ze složky zákazníka nebo může být zadána ručně. Můžete si také poslat kopii sami sobě nebo použít možnosti Kopie a Skrytá kopie. Předmět e-mailu lze přizpůsobit, stejně jako doprovodný text. Je také možné zadat více e-mailových adres vložením čárky mezi ně.
E-mail se odešle kliknutím na zelené tlačítko „Odeslat e-mail“ ve spodní části stránky.
Faktura byla odeslána a zobrazí se v přehledu faktur:
